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Conditions générales de ventes des produits et services

du département de la Reproduction

Article 1 – Généralités sur les conditions de reproduction et l’utilisation des documents reproduits

1.1     Application, définitions des termes et sigles

Les conditions générales de vente applicables sont celles en vigueur le jour de la passation de la commande et qui ont été acceptées par l’acheteur. Les présentes conditions générales de vente pouvant faire l'objet de modifications, l’acheteur est invité à les consulter régulièrement sur le site internet de la BnF : www.bnf.fr

Le sigle « BnF » désigne l’établissement public national à caractère administratif placé sous la tutelle du ministre chargé de la culture dénommé « Bibliothèque nationale de France », personne morale juridiquement responsable de la vente des produits et services assurée par son département de la Reproduction.

Les termes « acheteur » ou « client » désignent la personne physique ou morale au nom et pour le compte de laquelle la commande est passée.

Le terme « document » désigne les Œuvres conservées dans les collections de la BnF sous toutes formes et objet de la commande de reproduction et d’utilisation.

1.2     Missions du département de la Reproduction

Le département de la Reproduction réalise la reproduction de l’ensemble des documents propriété de la BnF ou placés en dépôt par des tiers, à l’exception des documents audiovisuels, sonores et multimédias conservés par le département de l’Audiovisuel, dont la reproduction est à commander directement auprès de ce département.

Une présentation du département, de ses services, produits et tarifs est accessible sur le site de la BnF en suivant le lien :  http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/reproductions_document.html

1.3  Conditions de reproduction et d’utilisation des documents de la BnF

1.3.1 Conditions de reproduction 

Pour des raisons de conservation la BnF privilégie les reproductions effectuées à partir des copies numériques ou argentiques existantes les plus accessibles des ouvrages conservés dans ses collections. Si aucune copie existante du document original n’a pu être identifiée ou si sa qualité n’est pas jugée suffisante par les intervenants techniques du département de la Reproduction, une demande de prise de vue du document original est déposée auprès du département de collection concerné.

L’acheteur est réputé informé de cette modalité d’organisation du travail. Le département de la Reproduction, ne saurait être tenu responsable des conséquences que cette organisation du travail implique notamment sur :

-          la qualité des produits : les produits sont livrés en couleur ou en noir et blanc en fonction de la nature de l’archive existante. Les produits numériques sont livrés dans la limite de résolution indiquée au tarif. Si tout ou partie d’un document original demandé en reproduction est supérieur au format A0, le département de la Reproduction détermine au regard de ses contraintes techniques le nombre d’images nécessaire à la reproduction complète et fidèle du document original ;

-          la reproductibilité des documents : possibilité de se voir refuser une reproduction au vu de l’état de conservation du document original et des risques engendrés par les manipulations nécessaires à une reproduction (reliure trop serrée, papier acide, etc.) ;

-          sur l’édition faisant l’objet de la reproduction : le département se réserve le droit de livrer une reproduction réalisée à partir d’une autre édition que celle demandée par l’acheteur si une archive est identifiée.

Le département de la Reproduction ne saurait être tenu également responsable des défauts de reproduction inhérents à l’état des documents originaux et aux contraintes de manipulation qu’ils exigent.

En outre, l’acheteur est informé que lorsque le département de la Reproduction effectue, au bénéfice d’une commande de reproduction, la sauvegarde d’un ouvrage libre de droits jusqu’alors non numérisé, le document numérique obtenu peut être versé dans les fonds de la bibliothèque numérique de la BnF, Gallica.

1.3.2 Reproductibilité des documents sous droits

Pour les documents encore protégés au titre du droit d'auteur, il appartient à l’acheteur, préalablement à la demande de reproduction, de présenter une autorisation écrite de reproduction signée des ayants droit. La BnF n’effectue pas elle-même la recherche d’ayants droit mais elle met à la disposition de l’acheteur le guide de recherche des ayants droit accessible sur le site de la BnF en suivant le lien :

http://www.bnf.fr/documents/ayants_droit.pdf

1.3.3 Utilisation des documents reproduits

Les documents reproduits peuvent faire l’objet d’une utilisation privée ou d’une utilisation publique ; cette dernière pouvant être soit non commerciale soit commerciale. Dans le cas d’une utilisation commerciale, une demande de licence d’utilisation doit être déposée par l’acheteur ou par l’utilisateur auprès du département de la Reproduction avant toute utilisation des documents reproduits. Une autorisation de publication lui est délivrée qui l’engage à acquitter une redevance pour l'utilisation déclarée.

Les conditions de l’utilisation des documents sont accessibles sur le site de la BnF en suivant le lien : http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/reproductions_document/a.repro_reutilisation_documents.html ,

ou sur demande auprès du service chargé de la gestion de la redevance d’utilisation à l’adresse électronique utilisation.commerciale@bnf.fr ou par téléphone au 01.53.79.89.10.

 

Article 2 – Modalités de commande de reproduction en ligne

2.1 Commande

L’acheteur peut commander une reproduction en ligne directement à partir du Catalogue général de la BnF ou à partir de Gallica lorsqu’un bouton proposant l’achat d’une reproduction est disponible.

Lors d’une première commande, une fois le panier d’achat virtuel constitué, l’acheteur doit créer un compte personnel pour finaliser sa commande en remplissant avec exactitude un formulaire d’identification. Un numéro de client lui est alors attribué et l’acheteur choisit un identifiant et un mot de passe lui permettant d’accéder à son espace personnel pour, notamment, passer de nouvelles commandes, suivre leur traitement, accéder à ses factures. L’acheteur est informé et accepte que la saisie de tout numéro de client vaut preuve de son identité et manifeste son consentement.

A tout moment mais avant paiement l’acheteur peut obtenir un récapitulatif des produits qu’il a sélectionnés ou modifier sa commande dans son panier d’achat.

Il appartient à l’acheteur de vérifier le contenu de l’ensemble des éléments de son panier d’achat dans le récapitulatif de commande ainsi que l’ensemble des coordonnées indiquées dans son espace personnel avant d’actionner le bouton de confirmation de commande.

Dès validation de la commande, celle-ci est enregistrée et devient ferme.

Si l’acheteur est éligible au bénéfice d’une réduction tarifaire telle que proposée dans la grille tarifaire (cf 5.1), il lui appartient de fournir selon les moyens indiqués sur le site les justificatifs nécessaires. Après vérification par la BnF des informations fournies, l’acheteur pourra bénéficier des réductions associées. L’acheteur est informé par courrier électronique de la validation de sa pièce justificative dans les meilleurs délais.

La passation d'une commande nécessite que l’acheteur dispose d'une messagerie électronique en bon état de fonctionnement en envoi et en réception. A défaut, il ne pourra pas passer de commande en ligne. Les informations contractuelles feront l'objet d'un récapitulatif sous la forme d'une confirmation de commande envoyée par courrier électronique et reprenant les informations contractuelles suivantes :

  • la désignation du produit commandé ;
  • les modalités de livraison ;
  • le prix toutes taxes comprises (TTC) et les modalités de paiement ;
  • les coordonnées du département de la Reproduction de la BnF.

Les registres informatisés et conservés dans les systèmes informatiques de la BnF dans des conditions raisonnables de sécurité seront considérés comme une preuve de commande et de paiement. L'archivage de la confirmation de commande et de la facture est effectué sur un support fiable et durable de manière à correspondre à une copie fidèle et durable, conformément à l'article 1348 du Code civil.

2.2 Paiement

Le paiement de la commande passée en ligne est effectué par les moyens de paiement suivants :

- carte bancaire (exclusivement Carte bleue nationale, Eurocard, Mastercard, Visa) ;

- chèque bancaire, libellé à l’ordre de « Département Reproduction BnF » ;

- transfert bancaire sur le compte ouvert à :

Banque :

Trésor Public – 139, rue de Bercy – 75572 Paris Cedex 12

Agence :

Direction Régionale des Finances Publiques d’Ile de France et du Département de Paris – 94, rue Réaumur – 75104 Paris Cedex 02

Domiciliation : TPPARIS RGF

IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010 0047 610

BIC (SWIFT) : TRPUFRP1

 

Pour les transferts bancaires (virements), l’acheteur doit obligatoirement préciser à sa banque ses :

- numéro de client ;

- numéro de commande ou de facture.

2.3 Suivi de la commande, délais et modalités de livraison 

L’acheteur peut, à tout moment, se rendre dans son espace personnel pour suivre l’avancée du traitement de sa commande.

 

Les produits sont réalisés selon les délais indicatifs mentionnés pour chaque type de produits lors de la commande.

L’acheteur est averti par courrier électronique de la livraison de chacun des produits qu’il a commandés et peut, quand il s’agit de produits numériques les télécharger directement dans son espace personnel. Les travaux sur support physique (papier, microfilm, CD etc.) sont expédiés à l’adresse de livraison mentionnée par l’acheteur lors de sa commande. Lorsque l’acheteur commande plusieurs produits en même temps, la BnF se réserve la possibilité de fractionner les expéditions au fur et à mesure de la réalisation des différents produits.

2.4 Cas d’annulation de la commande de reproduction

La BnF se réserve la possibilité d’annuler une ou des lignes de commande. En effet, l’état du document ou son indisponibilité peuvent interdire sa reproduction (comme indiqué au 1.3.1). L’acheteur en est alors informé par courrier électronique. Dans le cas où le règlement n’a pas été enregistré, les produits annulés ne sont pas facturés. Dans le cas où le règlement a été enregistré (carte bancaire, chèque, virement), l’acheteur est remboursé selon les modalités fixées à l’article 7.

Article 3  – Modalités de commande de reproduction hors ligne

Si l’acheteur n’est pas en mesure d’effectuer directement sa commande en ligne, il peut soumettre une demande de reproduction au département de la Reproduction. Il recevra en retour un devis correspondant à sa demande.

3.1 Critères de recevabilité d’une demande de reproduction

Afin de garantir les meilleurs délais de traitement, les demandes de reproduction formulées par l’acheteur doivent être détaillées avec la plus grande précision. Des informations bibliographiques approfondies sont disponibles sur les catalogues en ligne de la BnF (www.bnf.fr). L’acheteur peut recourir, préalablement à sa demande de reproduction, au service d'information des bibliothécaires à distance (SINDBAD). Celui-ci fournit gratuitement des références de documents (livres, revues, disques, films...) sur tous les sujets ainsi que des informations factuelles : éléments biographiques, faits, chiffres, dates. Ce service est accessible en suivant le lien :

http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/anx_sindbad/a.formulaire_sindbad.html.

3.2  Demande de reproduction

Les demandes peuvent être soumises selon les modalités suivantes :

  • Par formulaire électronique en suivant le lien :

http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/reproductions_document/a.formulaire_demande_reproduction.html

  • Par courriel, adressé à l’adresse suivante : reproduction@bnf.fr
  • A l’accueil physique du département de la Reproduction : ouvert du lundi de 14h à 16h et du mardi au vendredi de 13h à 16h sur le site François-Mitterrand (quai François Mauriac – 75013 Paris) et du lundi au vendredi de 13h à 16h sur le site de Richelieu (5, rue Vivienne – 75002 Paris)
  • Sur papier libre par courrier adressé à Bibliothèque nationale de France, Département de la Reproduction, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13.

Si l’acheteur est éligible au bénéfice d’une réduction tarifaire telle que proposée dans la grille tarifaire (cf 5.1), il lui appartient de fournir, selon les moyens indiqués sur le site, les justificatifs nécessaires. Après vérification par la BnF des informations fournies, l’acheteur pourra bénéficier des réductions associées. L’acheteur est informé par courrier électronique de la validation de sa pièce justificative dans les meilleurs délais.

3.3 Règles relatives aux devis

Après réception d’une demande selon les modalités décrites au 3.2, un devis est établi par les intervenants techniques du département de la Reproduction.

Le devis établi est valable trois (3) mois. Au-delà de ce délai, une nouvelle demande doit être effectuée. Toute annulation ou modification de la demande ou du devis, y compris une modification du mode de livraison des travaux, doit être formulée par écrit, avant tout paiement.

Après réception du paiement, le devis est transformé en commande ferme et la production déclenchée.

3.4 Paiement

Le paiement du devis est effectué par les moyens de paiement suivants :

- carte bancaire (exclusivement Carte Bleue nationale, Eurocard, Mastercard, Visa) ;

- chèque bancaire, libellé à l’ordre de « Département Reproduction BnF » ;

- transfert bancaire sur le compte ouvert à :

Banque :

Trésor Public – 139, rue de Bercy – 75572 Paris Cedex 12

Agence :

Direction Régionale des Finances Publiques d’Ile de France et du Département de Paris – 94, rue Réaumur – 75104 Paris Cedex 02

Domiciliation : TPPARIS RGF

IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010 0047 610

BIC (SWIFT) : TRPUFRP1

 

Nota important : le paiement en espèces est accepté uniquement sur place, à l’accueil du département de la Reproduction, site François-Mitterrand.

 

Pour les paiements par chèque ou par carte de crédit à distance des commandes réalisées à partir d’un devis, le volant détachable au bas du devis doit toujours être envoyé par courrier à l’adresse qui suit :

Bibliothèque nationale de France

Département de la Reproduction – Comptabilité

Quai François Mauriac

75706 Paris Cedex 13

France

 

Dans le cas des cartes de crédit, il est impératif d’indiquer les numéros de carte, date de validité, cryptogramme (numéro de sécurité), et de signer le volant détachable

 

Pour les transferts bancaires (virements), l’acheteur doit obligatoirement préciser à sa banque ses :

- numéro de client.

- numéro(s) de devis ou de commande ou de facture.

 

 

 

3.5 Délais et modalités de livraison

 

Les produits sont réalisés selon les délais indicatifs mentionnés pour chaque type de produits lors de l’envoi du devis.

Sur demande un service prioritaire, pour lequel un délai d’exécution est négocié applicable à tout type de document et tout type de produit, est proposé par le département de la Reproduction. Ce service donne lieu à une majoration indiquée dans la grille tarifaire (cf 5.1).

L’acheteur est averti par courrier électronique de la livraison de chacun des produits qu’il a commandés et peut, quand il s’agit de produits numériques, les télécharger directement dans son compte personnel que l’acheteur aura préalablement créé selon les modalités fournies par courriel par le département de la Reproduction. Les travaux sur support physique (papier, microfilm, CD etc.) sont expédiés à l’adresse de livraison mentionnée par l’acheteur lors de sa commande. Lorsque l’acheteur commande plusieurs produits en même temps, la BnF se réserve la possibilité de fractionner les expéditions au fur et à mesure de la réalisation des différents produits.

3.6 Cas d’annulation de la commande de reproduction

La BnF se réserve la possibilité d’annuler une ou des lignes de commande. En effet, l’état du document ou son indisponibilité peuvent interdire sa reproduction (comme indiqué au 1.3.1). L’acheteur en est alors informé par courrier électronique. Dans le cas où le règlement n’a pas été enregistré, les produits annulés ne sont pas facturés. Dans le cas où le règlement a été enregistré (carte bancaire, chèque, virement), l’acheteur est remboursé selon les modalités fixées à l’article 7.

Article 4  – Réclamations

Les travaux de reproduction, réalisés sur spécifications de l’acheteur, relèvent des dispositions du 3° de l’article L. 121-20-2 du Code de la consommation et ne peuvent faire l’objet du droit de rétractation prévu à l’article L. 121-20-1 dudit Code. Ils peuvent, néanmoins, faire l’objet d’une réclamation auprès du département de la Reproduction.

4.1 Qualité des travaux

Les réclamations sont à adresser par courriel ou par lettre aux adresses suivantes : reproduction@bnf.fr ou Bibliothèque nationale de France, Département de la Reproduction – Service Clients, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13, en faisant figurer impérativement, dans l’objet du courriel ou du courrier, le nom du contact figurant sur le devis concerné. Elles doivent comporter une copie du devis, du bon de livraison et de la facture reçus, le cas échéant et faire état de manière détaillée du problème rencontré.

Au-delà d’un délai de trois mois à compter de la date figurant sur le bon de livraison, aucune réclamation ne sera admise.

Les réclamations sont étudiées par les intervenants techniques du département de la Reproduction. La suite qui leur est donnée est à la discrétion du directeur du département de la Reproduction dans le cadre des limites de responsabilité énoncées au 1.3.1.

Pour les travaux sur support physique, si la réclamation porte sur la qualité des travaux, la non-conformité des travaux au devis, ou si l’acheteur demande un remboursement, ceux-ci doivent être retournés au département de la Reproduction. Les frais de retour sont à la charge exclusive de l’acheteur. Les retours sont à effectuer à l’adresse suivante : Bibliothèque nationale de France, Département de la Reproduction – Service Clients, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13.

En cas d’acceptation de la réclamation, la BnF s’engage à refaire et réexpédier à ses frais ou à rembourser les produits apparemment défectueux ou ne correspondant manifestement pas à la commande de l’acheteur.

4.2 Réserves sur la livraison

 

Les produits expédiés sont protégés, lors de leur préparation à l'expédition, avec le plus grand soin. Cependant la BnF dégage toute responsabilité quand à l'état des produits arrivés à destination. Il appartient à l’acheteur de vérifier l'état du colis et de son contenu avant acceptation auprès du transporteur ou de La Poste. Toutes les expéditions sont conditionnées sous forme de colis cartonné ou pli matelassé, avec attribution par La Poste ou le transporteur d'un numéro de suivi transmis à l’acheteur lors de l'expédition. En cas de non-livraison d'un colis, il appartiendra à l’acheteur de faire les démarches et recherches nécessaires auprès des transporteurs concernés après obtention du numéro de suivi auprès du département de la Reproduction.

Article 5 – Tarifs

5.1 Grille tarifaire 

Les tarifs applicables sont fixés par décision du Président de la BnF. Ils ne sont pas négociables en dehors des cas prévus par la décision tarifaire. La BnF se réserve le droit de modifier ses prix à tout moment mais les produits seront facturés sur la base des tarifs en vigueur au moment de la validation de la commande ou de l’établissement du devis et dans la limite de validité de ce dernier.

Les tarifs en vigueur sont disponibles en suivant le lien :

http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/reproductions_document/a.reproduction_document_tarifs.html

Les tarifs sont fixés en euros hors taxes, non compris les frais de livraison.

Le montant minimal de facturation est de six (6) euros hors taxes.

 

5.2 Taxe à la valeur ajoutée (TVA) 

La TVA est facturée au taux normal en vigueur en fonction du lieu de livraison, selon les dispositions prévues par le Code général des impôts applicables aux biens et services vendus par le département de la Reproduction. Elle est mentionnée dans le devis ou la commande ainsi que dans la facture.

5.3 Frais de port 

Au prix des produits peuvent s’ajouter des frais de port à la charge de l’acheteur. Ils sont calculés par totalisation des poids unitaires des produits multipliés par les quantités commandées en fonction du lieu de livraison, et fondés sur les conditions et tarifs de l’offre « colis » de La Poste française. Deux offres sont disponibles : une offre de base avec suivi simple, choisie à défaut de demande particulière de l’acheteur, ou une offre à date de livraison garantie et suivi complet, sur demande de l’acheteur. Le montant des frais de port est mentionné dans le devis ou la commande ainsi que dans la facture.

Les frais de livraison sont calculés et facturés par commande quelque soit le nombre de colis expédiés.

A la demande et à la charge de l’acheteur, les produits peuvent être expédiés par une société de transport privée autre que La Poste française. L’acheteur fournira alors au département de la Reproduction le numéro de son compte auprès de la société de transport. Dans ce cas, les frais de port ne sont pas dus.

5.4 Réductions 

Des réductions peuvent être accordées à certaines catégories d’acheteurs ou en fonction des quantités commandées. Leurs modalités d’application sont fixées dans la grille tarifaire.

Article 6  – Délais de paiement

Dans le cas où l’acheteur est admis au paiement après facturation, en application des dispositions de la décision tarifaire, la créance est exigible à réception de la facture. La facture restant impayée au terme d’un délai d’un mois fait l’objet d’une relance écrite. A défaut de paiement dans le mois de la première relance, une seconde relance est envoyée et l’acheteur débiteur n’est plus autorisé à passer commande de travaux ou demander une licence d’utilisation. Au-delà l’agent comptable de la BnF peut engager des poursuites et faire procéder au recouvrement forcé du titre exécutoire de la créance due par l’acheteur débiteur.

Article 7 – Modalités de remboursement 

En cas d’excédent de versement à rembourser, pour quelque motif que ce soit, le remboursement s'effectuera par crédit sur le compte bancaire de l’acheteur, en cas de paiement par carte bancaire, ou par chèque bancaire adressé au nom de l’acheteur ayant passé la commande et à l'adresse de facturation choisie par celui-ci, dans les autres cas.

Article 8 – Responsabilité

Les produits proposés sont conformes à la législation française en vigueur. La responsabilité de la BnF ne saurait être engagée en cas de non-respect de la législation du pays où le produit est livré (par exemple en cas d'interdiction d'un titre...). Il appartient à l’acheteur de vérifier auprès des autorités locales les possibilités d'importation ou d'utilisation des produits ou services qu’il envisage de commander.

Article 9 – Droit applicable, règlement des différents ou litiges

La loi et la langue applicables aux présentes conditions générales de vente sont la loi française et le français. Les différents ou litiges peuvent être soumis aux organismes ou juridictions français compétents.

Article 10 – Acceptation des conditions générales de vente

L’acheteur est réputé avoir pris connaissance et accepté les présentes conditions générales de vente avant la passation de sa commande (envoi du paiement ou d’un bon de commande, action du bouton « confirmer la commande et régler » pour les commandes en ligne).

Article 11 – Informations nominatives CNIL

Les informations et données personnelles fournies par l’acheteur sont nécessaires à la gestion des commandes et à aux relations commerciales entre la BnF et l’acheteur. Elles peuvent être transmises aux sociétés qui contribuent à ces relations telles que celles chargées de l’exécution des services et commandes pour leur gestion, exécution, traitement et paiement. Ces informations et données sont également conservées à des fins de sécurité, afin de respecter les obligations légales et réglementaires et ainsi que pour permettre d’améliorer et personnaliser les services que la BnF propose.

Conformément à la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée, l’acheteur dispose d'un droit d'accès, de rectification et d’opposition aux données personnelles le concernant. Il lui suffit d’écrire par courrier papier, en indiquant ses nom, prénom, adresses postale et électronique et si possible sa référence client. Conformément à la réglementation en vigueur, la demande doit être signée et accompagnée de la photocopie d’un titre d’identité portant la signature de l’acheteur et précisant l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. Une réponse sera adressée dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande.





General terms and conditions of sale for products and services proposed by

the Reproduction Department

Article 1 – General information about the conditions of reproduction and use of reproduced documents

1.1     Application, definition of terms and acronyms

Valid general conditions of sale, accepted by customers on the date of orders, are applied to orders. As these general conditions of sale can be subject to change, customers are invited to consult them regularly on the BnF website by following the link  : www.bnf.fr

The acronym ‘BnF’ stands for the State and Public Administrative Institution under the supervision of the Ministry of Culture and Communication called ‘Bibliothèque nationale de France’. The ‘BnF’ is the legal person responsible for the sale of products and services proposed by its Reproduction Department.

The terms ‘purchaser’ or ‘customer’ stand for the natural or legal person on behalf of whom/which and for whom/which the order has been made.

The term ‘document’ stands for the works housed in the BnF collections in any form and for which reproduction and use has been ordered.

1.2     Missions of the Reproduction Department

The Reproduction Department achieves the reproduction of any document, whether a BnF document or a document placed on deposit by a third party except for audiovisual, sound and multimedia documents held by the Audiovisual Department. Copies of these documents must be ordered to the Audiovisual Department.

Information about the department, its services, products and fees is available on the BnF website by following the link  :  http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/reproductions_document.html

1.3 Conditions of reproduction and use of BnF documents

1.3.1 Conditions of reproduction

To preserve its documents, the BnF prefers to use digital or silver copies of works housed in its collections and easily available to achieve the reproductions. In case there is not any copy of the original document or if the experts of the Reproduction Department assess that the quality of the copy is not good enough, a request asking for the shooting of the original document is sent to the department concerned.

The customer shall be deemed to be informed of this work organisation. The Reproduction Department shall not be held liable for consequences connected to this organisation and likely to concern:

-          - the quality of products: the reproduction is delivered to the customer whether in colour or in black and white; this depends on the archive used to reproduce the document. The resolution of digital products cannot exceed the one indicated on the price list. If all or part of the original document ordered exceeds the A0 format, the Reproduction Department evaluates technical constraints and determines the number of images necessary to reproduce the original document in whole;

-          the reproducibility of documents: the reproduction depends on the original document’s condition. Handling necessary to reproduce the document (too tight binding, acid paper...) might damage the document. In that case, the reproduction can be refused to customers;

-          the edition used to make the reproduction: the Department reserves the right to deliver a reproduction made from the edition of its choice if an archive has been formerly identified.

The Reproduction Department shall not be held liable for reproduction defects inherent to the condition of original documents and handling constraints.

Furthermore, the customer is informed that: when the Reproduction Department, following a reproduction order, safeguards a royalty-free and not formerly digitised document, the digital document can be added to the BnF digital library, Gallica.

1.3.2 Reproducibility of copyrighted documents

The customer wishing to reproduce documents still protected by the copyright law must present, prior to his/her request, an authorization signed by right holders. The BnF does not propose to search for right holders but invites customers to consult the guide to assist them in their search on the BnF website by following the link  :

http://www.bnf.fr/documents/ayants_droit.pdf

1.3.3 Use of reproduced documents

Customers can make private or public use of reproduced documents. In case of public use, it might be either a commercial or non-commercial use of documents. Commercial use of data is subject to authorization; the authorization request must be sent by customers or users to the Reproduction Department before any use of reproduced documents. An authorization to publish is delivered which commits him/her to pay a fee for documents used.

Conditions of use for BnF documents are available on the BnF website by following the link  : http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/reproductions_document/a.repro_reutilisation_documents.html ,

Upon request from the service managing use fees at utilisation.commerciale@bnf.fr

By phone: 00 33 (1) 53 79 89 10

 

Article 2 – Online ordering procedures

2.1 Orders

Customers can place their orders directly through the Catalogue général de la BnF and Gallica digital library when the function ‘Buy a reproduction’ is available.

Customers ordering reproductions for the first time must create a shopping cart and a personal account that allows them to finalise their orders. The order form must be filled out clearly and accurately. Then, a customer number is assigned; the customer chooses a username and password to have access to his/her personal space, make new orders, follow them and consult his/her invoices. The customer is informed and agrees that his/her customer number stands for identity proof.

Before paying their orders, customers can get, at any moment, a receipt of products selected and modify their orders using the shopping cart.

The customer is responsible for checking that all the products from the shopping cart are listed on the receipt. Before confirming his/her order, he/she must also check that his/her contact details are indicated in the personal space.

Once it has been validated, the order is firm and definitive.

In case a customer can benefit from discounts as indicated in the price list (cf. 5.1), he/she is invited to provide the required documents. As soon as information provided is checked by the BnF, the customer can benefit from associated discounts. The customer is informed by e-mail as soon as possible that his/her supporting document has been validated.

The customer who wishes to order reproductions needs to have an e-mail box allowing to send and receive e-mails efficiently. Otherwise, he/she will not be able to order reproductions online. Contractual information is listed in the order confirmation sent by e-mail. These elements of information include  :

  • the name of the product
  • delivery terms
  • prices inclusive of all taxes and payment terms
  • contact information of the Reproduction Department.

Computerised registers are stored in the BnF computer system following sufficient security conditions. They stand for a proof of order and payment. The order confirmation and the invoice are archived on a reliable and sustainable medium in order to stand for a faithful and sustainable back-up copy in accordance with article 1348 of the civil code.

2.2 Payment

The payment of the online order is made thanks to the following means of payment:

- credit card (exclusively French national Blue Card, Eurocard, MasterCard, Visa);

- bank check payable to ‘Département Reproduction BnF’;

- funds transfer to the following bank account:

Bank:

Trésor Public – 139, rue de Bercy – 75572 Paris Cedex 12

Agency::

Direction Régionale des Finances Publiques d’Ile de France et du Département de Paris – 94, rue Réaumur – 75104 Paris Cedex 02

Domiciliation : TPPARIS RGF

IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010 0047 610

BIC (SWIFT) : TRPUFRP1

 

For funds transfers, the customer must necessarily notify to his/her bank his/her customer number and his/her order or invoice number.

2.3 Order tracking, delivery time and terms

At any moment, the customer can consult his/her personal space and follow the processing of his/her order.

 

Each type of product is manufactured within the period of time indicated when the product is ordered.

The customer is informed by e-mail about the delivery of each product he/she has ordered. In case of digital products, he/she can download them directly in his/her personal space. Reproductions on a physical medium (paper or microfilm) are sent to the address indicated by the customer at the time of the order. When several products are ordered at the same time, they might be sent in several parcels as they are manufactured.

2.4 Cancellation of the order

The BnF reserves the right to cancel one or several orders. If the document is in poor condition or unavailable, it is impossible to proceed to the copy (as indicated in point 1.3.1). The customer is informed by e-mail. If the payment has not been registered, the products for which orders have been cancelled are not charged. If the payment has been registered (credit card, check, fund transfer), the customer is reimbursed according to the conditions set out in article 7.

Article 3  – Other ordering procedures

For documents that cannot be ordered online, customers can submit their requests to the Reproduction Department. In return, they will receive an estimate corresponding to their request.

3.1 Admissibility requirements for reproduction requests

To guarantee the shortest possible processing of reproductions, detailed requests should be made with great accuracy. A search through the BnF online catalogues (www.bnf.fr). allows to find detailed bibliographic references. Prior ordering a document, the customer can use the Ask a Librarian system (SINDBAD), a free reference service providing help to find documents’ references (books, magazines, disks, films...) on any topic and factual information (biographical elements, facts, figures, dates). This service is available on:  :

http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/anx_sindbad/a.formulaire_sindbad.html.

3.2  Reproduction order

Requests can be made:

  • using the form available on:  :

http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/reproductions_document/a.formulaire_demande_reproduction.html

  • e-mailing to  : reproduction@bnf.fr
  • coming at the Department reception desk open on Mondays (2 p.m. - 4 p.m.), from Tuesday to Friday (1 p.m. 4 p.m.) at François-Mitterrand Library (quai François Mauriac – 75013 Paris) and from Monday to Friday (1 p.m 4 p.m.) at Richelieu Library (5, rue Vivienne, 75002 Paris)
  • sending a mail to Bibliothèque nationale de France, Département de la Reproduction, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13.

In case a customer can benefit from discounts as indicated in the price list (cf. 5.1), he/she is invited to provide the required documents by means indicated on the website. As soon as information provided is checked by the BnF, the customer can benefit from associated discounts. The customer is informed by e-mail as soon as possible that his/her supporting document has been validated.

3.3 Rules relating to estimates

Following the request made within the terms set out point 3.2, an estimate is established by the librarians of the Reproduction Department.

The estimate is valid for three (3) months. Beyond this period, the customer must make another request. Any cancellation or modification of the order or estimate, including a modification relating to delivery terms, must be made in writing before payment.

After receipt of payment, the order becomes firm and the manufacture of products is launched.

3.4 Payment

Orders are paid thanks to the following means of payment:  :

- credit card (exclusively French national Blue Card, Eurocard, Mastercard, Visa)  ;

- bank check payable to 'Département Reproduction BnF’ ;

- funds transfer to the following bank account:

Bank :

Trésor Public – 139, rue de Bercy – 75572 Paris Cedex 12

Agency :

Direction Régionale des Finances Publiques d’Ile de France et du Département de Paris – 94, rue Réaumur – 75104 Paris Cedex 02

Domiciliation : TPPARIS RGF

IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010 0047 610

BIC (SWIFT) : TRPUFRP1

 

To be noted: cash payment is only possible at the Department reception desk (François-Mitterrand Library).

 

The removable stub at the bottom of the estimate must be sent with the payment by check or credit card to:

Bibliothèque nationale de France

Département de la Reproduction – Comptabilité

Quai François Mauriac

75706 Paris Cedex 13

France

 

In case of payment by credit card, the customer must specify his/her credit card number, the validity date, the cryptogram (security code) and sign the removable stub.

 

For funds transfers, the customer must necessarily notify to his/her bank his/her customer number and his/her order or invoice number.

 

 

3.5 Delivery time and terms

 

The period of time necessary to manufacture the products is indicated on the estimate for each type of product.

Urgent requests can be answered in priority and within a negotiated period of time. This priority service is proposed in return of an additional charge as mentioned in the list of prices (cf. 5.1).

The customer is informed by e-mail about the delivery of each product he/she has ordered. In case of digital products, he/she can download them directly from the personal space formerly set up in accordance with procedures sent by e-mail by the Reproduction Department. Reproductions on a physical medium (paper, microfilm, CD...) are sent to the address indicated by the customer at the time of the order. When several products are ordered at the same time, they might be sent in several parcels as they are manufactured.

3.6 Cancellation of a reproduction order

The BnF reserves the right to cancel one or several orders. If the document is in poor condition or unavailable, it is impossible to proceed to the copy (as indicated in point 1.3.1). The customer is informed by e-mail. If the payment has not been registered, the products for which orders have been cancelled are not charged. If the payment has been registered (credit card, check, fund transfer), the customer is reimbursed according to the conditions set out in article 7.

Article 4  – Complaints

Reproduction of documents is carried out on the basis of customers’ requirements. This service falls within the terms of Article L. 121-20-2 (point 3) of the Consumer Code and cannot be subject to the right of withdrawal provided for in Article L. 121-20-1 of the same Code. However, complaints concerning reproduced documents can be sent to the Reproduction Department.

4.1 Quality of reproduced documents

Complaints should be sent by e-mail or postal mail to  : reproduction@bnf.fr or Bibliothèque nationale de France, Département de la Reproduction – Service Clients, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13. The e-mail or postal mail should mention the name of the contact person indicated on the estimate. Complaint letters should include a copy of the estimate, delivery order and invoice, they also should provide detailed explanations about the problem encountered.

Beyond a period of three months following the date indicated on the delivery order, no complaints will be received.

Complaints are examined by technical experts of the Reproduction Department. The result is at the discretion of the Director of the Reproduction Department, in the framework of limits of liability set out point 1.3.1.

For reproductions on a physical medium, if the complaint concerns the quality of reproductions, if reproductions are not in conformity with the estimate or if the customer requires to be reimbursed, the documents should be sent back to the Reproduction Department at Bibliothèque nationale de France, Département de la Reproduction – Service Clients, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13.

If the complaint is accepted, the BnF commits itself to redo, return at its own expense or reimburse the products that could be defective or would obviously not fit the customer’s order.

4.2 Reservations concerning the delivery

 

The products are carefully packed when they are sent to customers. However, the BnF is not responsible for the condition of products arrived at destination. The customer shall check the state of both the parcel and its content before accepting it from the carrier or La Poste. All products are sent in cardboard packings or padded envelopes. A tracking number is assigned by the carrier or La Poste and passed on to the customer on shipment. In case a parcel has not been delivered, the customer shall require the tracking number from the Reproduction Department and contact the carriers to launch the necessary research procedures.

Article 5 – Tariffs

5.1 Price list

Prices in force are set by the President of the BnF. They cannot be negotiated besides the cases provided by the tariff classification. The BnF reserves the right to modify its tariffs at any moment but the products will be invoiced at the price in force at the moment of either the order or the estimate (within the limit of the estimate’s validity).

Tariffs in force are available on the BnF website by following the link:  :

http://www.bnf.fr/fr/collections_et_services/reproductions_document/a.reproduction_document_tarifs.html

Tariffs are laid down in euros exclusive of VAT. Delivery costs are not included.

The minimum charge for each order is 6.00 euros (VAT excl.).

 

5.2 Value-added tax (VAT)

The VAT is charged at the rate that applies according to the place of delivery and the provisions established by the French General Tax Code. These provisions are applicable to goods and services sold by the Reproduction Department. The VAT is mentioned on the estimate (or the order) and the invoice.

5.3 Shipping costs

Shipping costs that add to the price of products can be charged to the customer. The weight of each product added to one another allows to calculate the shipping costs according to the place of delivery and following the Conditions and tariffs of La Poste ‘parcels’ service. Two services are available: a basic service including parcel tracking if no specific request from the customer or a service with a guaranteed delivery date and a complete order tracking on request of the customer. The amount of shipping costs is mentioned on the estimate (or the order) and the invoice.

Whatever the number of parcels, shipping costs are calculated and invoiced only once.

On request of the customer and at his/her own expense, products can be sent by a private carrier other than La Poste. The customer shall specify to the Reproduction Department the account number assigned by the company. In that case, the shipping costs are not charged.

5.4 Discounts

Discounts are granted to certain categories of customers, depending on the quantity of reproductions ordered. Terms and conditions are set out in the price list.

Article 6  – Payment deadlines

In case payment is accepted after invoicing in accordance with conditions and terms of the price list, the customer must proceed to the payment on receipt of the invoice. If the invoice is still unpaid after one month, a written reminder is sent to the customer. If the invoice remains unpaid during the month following the first reminder, a second reminder is sent and the debtor will not be allowed to make new orders or ask for a use license. After this period of time, the BnF accounting officer can prosecute the customer and enforce the recovery of the writ of execution of the debt by the debtor.

Article 7 – Repayment terms

Whatever the reason, in case of surplus to reimburse, if the payment has been made by credit card, the customer’s bank account will be credited with the corresponding amount of money. In other cases, a bank check will be sent to the billing address of the customer who has made the order.

Article 8 – Responsibility

The products offered are in compliance with the French legislation in force. The BnF cannot be held liable in case of disregard of the legislation of the country where the product is delivered (if a document title has been forbidden for example...) The customer is responsible for checking with the local authorities that the products or services he has planned to order, can be imported or used in the country.

Article 9 – Applicable law, settlement of disagreements or disputes

The legislation and tongue applicable to these general terms and conditions of sale are the French legislation and tongue. Disagreements or disputes can be submitted to French appropriate bodies or courts.

Only the French version of these general terms and conditions of sale shall act as proof.

Article 10 – Acceptance of general terms and conditions of sale

The customer is deemed to have read and accepted these general terms and sale conditions before confirming his/her order (i.e. by sending his/her payment or the purchase order; pressing the button ‘confirm your order and pay’ for online orders).

Article 11 – CNIL personal information

The “Commission nationale de l’informatique et des libertés” (CNIL) is the French authority for protection of individuals with regard to automatic processing of personal data. Personal information and data provided by the customer are necessary to manage orders and for the trade relationships between the BnF and the customer. They can be transmitted to companies that contribute to these relationships: for example, companies in charge of services and orders (management, processing, treatment and payment). These information and data are also kept for security purposes to meet legal and regulatory requirements and contribute to improve services offered by the BnF.

According to the Data Protection Act of January the 6th, 1978, all customers have the right to access, change, cancel and remove his/her personal data. Sending the request by postal mail is sufficient. The mail shall mention the customer’s name and surname, both his/her postal and e-mail address and if possible his/her customer number. In accordance with regulations in force, the request shall be signed and accompanied by the copy of an identity document bearing the customer’s signature. The mail shall also mention the address where the answer shall be sent. The answer will be sent during the two months following the receipt of the request.