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Conditions générales de ventes des
produits et services
du département Images
et prestations numériques
Article 1 –
Généralités sur les conditions de reproduction
et l’utilisation des documents reproduits
1.1
Application, définitions des
termes et sigles
Les conditions
générales de vente applicables sont celles en vigueur
le jour de la passation de la commande et qui ont été
acceptées par l’acheteur. Les présentes
conditions générales de vente pouvant faire l'objet
de modifications, l’acheteur est invité à les
consulter régulièrement sur le site internet de la
BnF : www.bnf.fr
Le sigle
« BnF » désigne
l’établissement public national à
caractère administratif placé sous la tutelle du
ministre chargé de la culture dénommé
« Bibliothèque nationale de France »,
personne morale juridiquement responsable de la vente des produits
et services assurée par son département
Images et prestations numériques.
Les termes
« acheteur » ou
« client » désignent la personne
physique ou morale au nom et pour le compte de laquelle la commande
est passée.
Le terme
« document » désigne les Œuvres
conservées dans les collections de la BnF sous toutes formes
et objet de la commande de reproduction et
d’utilisation.
1.2
Missions du département
Images et prestations numériques
Le
département Images et prestations numériques réalise la
reproduction de l’ensemble des documents
propriété de la BnF ou placés en
dépôt par des tiers, à l’exception des
documents audiovisuels, sonores et multimédias
conservés par le département de l’Audiovisuel,
dont la reproduction est à commander directement
auprès de ce département.
Une présentation du
département, de ses services, produits et tarifs est
accessible sur le site de la BnF en suivant le lien :
https://www.bnf.fr/fr/reproduction-des-documents
1.3
Conditions de reproduction et d’utilisation des
documents de la BnF
1.3.1 Conditions de
reproduction
Pour
des raisons de conservation la BnF privilégie les
reproductions effectuées à partir des copies
numériques ou argentiques existantes les plus accessibles
des ouvrages conservés dans ses collections. Si aucune copie
existante du document original n’a pu être
identifiée ou si sa qualité n’est pas
jugée suffisante par les intervenants techniques du
département Images et prestations numériques, une demande de prise de vue
du document original est déposée auprès du
département de collection concerné.
L’acheteur est
réputé informé de cette modalité
d’organisation du travail. Le département
Images et prestations numériques, ne saurait être tenu responsable des
conséquences que cette organisation du travail implique
notamment sur :
-
la qualité des produits :
les produits sont livrés en couleur ou en noir et blanc en
fonction de la nature de l’archive existante. Les produits
numériques sont livrés dans la limite de
résolution indiquée au tarif. Si tout ou partie
d’un document original demandé en reproduction est
supérieur au format A0, le département
Images et prestations numériques détermine au regard de ses contraintes
techniques le nombre d’images nécessaire à la
reproduction complète et fidèle du document
original ;
-
la reproductibilité des
documents : possibilité de se voir refuser une
reproduction au vu de l’état de conservation du
document original et des risques engendrés par les
manipulations nécessaires à une reproduction (reliure
trop serrée, papier acide, etc.) ;
-
sur l’édition faisant
l’objet de la reproduction : le département se
réserve le droit de livrer une reproduction
réalisée à partir d’une autre
édition que celle demandée par l’acheteur si
une archive est identifiée.
Le département Images et prestations numériques ne
saurait être tenu également responsable des
défauts de reproduction inhérents à
l’état des documents originaux et aux contraintes de
manipulation qu’ils exigent.
En outre, l’acheteur est
informé que lorsque le département Images et prestations numériques
effectue, au bénéfice d’une commande de
reproduction, la sauvegarde d’un ouvrage libre de droits
jusqu’alors non numérisé, le document
numérique obtenu peut être versé dans les fonds
de la bibliothèque numérique de la BnF,
Gallica.
1.3.2
Reproductibilité des documents sous droits
Pour les documents encore
protégés au titre du droit d'auteur, il appartient
à l’acheteur, préalablement à la demande
de reproduction, de présenter une
autorisation écrite de reproduction signée des ayants
droit. La BnF n’effectue pas elle-même la recherche
d’ayants droit mais elle met à la disposition de
l’acheteur le guide de recherche des ayants droit accessible
sur le site de la BnF en suivant le lien :
https://www.bnf.fr/fr/reproduction-des-documents
1.3.3
Utilisation des documents reproduits
Les documents reproduits
peuvent faire l’objet d’une utilisation privée
ou d’une utilisation publique ; cette dernière
pouvant être soit non commerciale soit commerciale. Dans le
cas d’une utilisation commerciale, une demande de licence
d’utilisation doit être déposée par
l’acheteur ou par l’utilisateur auprès du
département Images et prestations numériques avant toute utilisation des
documents reproduits. Une autorisation de publication lui est
délivrée qui l’engage à acquitter une
redevance pour l'utilisation déclarée.
Les conditions de l’utilisation des
documents sont accessibles sur le site de la BnF en suivant le
lien :
https://www.bnf.fr/fr/commander-une-reproduction-avec-une-utilisation-commerciale ,
ou sur demande auprès du
service chargé de la gestion de la redevance
d’utilisation à l’adresse électronique utilisation.commerciale@bnf.fr
ou par téléphone au 01.53.79.89.10.
Article 2 – Modalités de commande de
reproduction en ligne
2.1
Commande
L’acheteur peut
commander une reproduction en ligne directement à partir du
Catalogue général de la BnF ou à partir de
Gallica lorsqu’un bouton proposant l’achat d’une
reproduction est disponible.
Lors
d’une première commande, une fois le panier
d’achat virtuel constitué, l’acheteur doit
créer un compte personnel pour finaliser sa commande en
remplissant avec exactitude un formulaire d’identification.
Un numéro de client lui est alors attribué et
l’acheteur choisit un identifiant et un mot de passe lui
permettant d’accéder à son espace personnel
pour, notamment, passer de nouvelles commandes, suivre leur
traitement, accéder à ses factures. L’acheteur
est informé et accepte que la saisie de tout numéro
de client vaut preuve de son identité et manifeste son
consentement.
A tout
moment mais avant paiement l’acheteur peut obtenir un
récapitulatif des produits qu’il a
sélectionnés ou modifier sa commande dans son panier
d’achat.
Il
appartient à l’acheteur de vérifier le contenu
de l’ensemble des éléments de son panier
d’achat dans le récapitulatif de commande ainsi que
l’ensemble des coordonnées indiquées dans son
espace personnel avant d’actionner le bouton de confirmation
de commande.
Dès validation de la commande, celle-ci
est enregistrée et devient ferme.
Si
l’acheteur est éligible au bénéfice
d’une réduction tarifaire telle que proposée
dans la grille tarifaire (cf 5.1), il lui appartient de fournir
selon les moyens indiqués sur le site les justificatifs
nécessaires. Après vérification par la BnF des
informations fournies, l’acheteur pourra
bénéficier des réductions associées.
L’acheteur est informé par courrier
électronique de la validation de sa pièce
justificative dans les meilleurs délais.
La
passation d'une commande nécessite que l’acheteur
dispose d'une messagerie électronique en bon état de
fonctionnement en envoi et en réception. A défaut, il
ne pourra pas passer de commande en ligne. Les informations
contractuelles feront l'objet d'un récapitulatif sous la
forme d'une confirmation de commande envoyée par courrier
électronique et reprenant les informations contractuelles
suivantes :
- la désignation du produit
commandé ;
- les modalités de
livraison ;
- le prix toutes taxes comprises (TTC) et les
modalités de paiement ;
- les coordonnées du département
Images et prestations numériques de la BnF.
Les
registres informatisés et conservés dans les
systèmes informatiques de la BnF dans des conditions
raisonnables de sécurité seront
considérés comme une preuve de commande et de
paiement. L'archivage de la confirmation de commande et de la
facture est effectué sur un support fiable et durable de
manière à correspondre à une copie
fidèle et durable, conformément à l'article
1348 du Code civil.
2.2
Paiement
Le paiement de la commande
passée en ligne est effectué par les moyens de
paiement suivants :
- carte bancaire (exclusivement Carte
bleue nationale, Eurocard, Mastercard, Visa) ;
- chèque bancaire,
libellé à l’ordre de « Département
Images et prestations numériques BnF » ;
- transfert bancaire sur le compte
ouvert à :
Banque :
Trésor Public – 139, rue
de Bercy – 75572 Paris Cedex 12
Agence :
Direction Régionale des
Finances Publiques d’Ile de France et du Département
de Paris – 94, rue Réaumur – 75104 Paris Cedex
02
Domiciliation : TPPARIS
RGF
IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010
0047 610
BIC (SWIFT) :
TRPUFRP1
Pour les transferts bancaires
(virements), l’acheteur doit obligatoirement préciser
à sa banque ses :
- numéro de
client ;
- numéro de commande ou de
facture.
2.3
Suivi de la commande, délais et modalités de
livraison
L’acheteur peut, à tout moment, se
rendre dans son espace personnel pour suivre l’avancée
du traitement de sa commande.
Les produits sont réalisés selon
les délais indicatifs mentionnés pour chaque type de
produits lors de la commande.
L’acheteur est averti par courrier
électronique de la livraison de chacun des produits
qu’il a commandés et peut, quand il s’agit de
produits numériques les télécharger
directement dans son espace personnel. Les travaux sur support
physique (papier, microfilm, CD etc.) sont expédiés
à l’adresse de livraison mentionnée par
l’acheteur lors de sa commande. Lorsque l’acheteur
commande plusieurs produits en même temps, la BnF se
réserve la possibilité de fractionner les
expéditions au fur et à mesure de la
réalisation des différents produits.
2.4
Cas d’annulation de la commande de
reproduction
La
BnF se réserve la
possibilité d’annuler une ou des lignes de commande.
En effet, l’état du document ou son
indisponibilité peuvent interdire sa reproduction (comme
indiqué au 1.3.1). L’acheteur en est alors
informé par courrier électronique. Dans le cas
où le règlement n’a pas été
enregistré, les produits annulés ne sont pas
facturés. Dans le cas où le règlement a
été enregistré (carte bancaire, chèque,
virement), l’acheteur est remboursé selon les
modalités fixées à l’article
7.
Article 3 – Modalités de
commande de reproduction hors ligne
Si l’acheteur n’est pas en mesure
d’effectuer directement sa commande en ligne, il peut
soumettre une demande de reproduction au département
Images et prestations numériques. Il recevra en retour un devis correspondant à
sa demande.
3.1
Critères de recevabilité d’une demande de
reproduction
Afin de garantir les meilleurs
délais de traitement, les demandes de reproduction
formulées par l’acheteur doivent être
détaillées avec la plus grande précision. Des
informations bibliographiques approfondies sont disponibles sur les
catalogues en ligne de la BnF (www.bnf.fr). L’acheteur peut
recourir, préalablement à sa demande de reproduction,
au service d'information
des
bibliothécaires
à
distance (SINDBAD). Celui-ci fournit gratuitement
des références de
documents (livres, revues, disques, films...) sur
tous les sujets ainsi que des informations factuelles :
éléments biographiques, faits, chiffres, dates. Ce
service est accessible en suivant le lien :
https://www.bnf.fr/fr/une-question-pensez-sindbad.
3.2
Demande de reproduction
Les demandes peuvent être soumises selon
les modalités suivantes :
- Par formulaire électronique en suivant le
lien :
https://achatsreproduction.bnf.fr/views/vel/demande_devis.jsf?AppOrigine=Panier
- Par courriel, adressé à
l’adresse suivante : reproduction@bnf.fr
- A l’accueil physique du département
Images et prestations numériques : ouvert du lundi de 14h à 16h et du
mardi au vendredi de 13h à 16h sur le site
François-Mitterrand (quai François Mauriac –
75013 Paris) et du lundi au vendredi de 13h à 16h sur le
site de Richelieu (5, rue Vivienne – 75002 Paris)
- Sur papier libre par courrier adressé
à Bibliothèque nationale de France,
Département Images et prestations numériques, Quai
François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13.
Si
l’acheteur est éligible au bénéfice
d’une réduction tarifaire telle que proposée
dans la grille tarifaire (cf 5.1), il lui appartient de fournir,
selon les moyens indiqués sur le site, les justificatifs
nécessaires. Après vérification par la BnF des
informations fournies, l’acheteur pourra
bénéficier des réductions associées.
L’acheteur est informé par courrier
électronique de la validation de sa pièce
justificative dans les meilleurs délais.
3.3
Règles relatives aux devis
Après réception d’une demande
selon les modalités décrites au 3.2, un devis est
établi par les intervenants techniques du département
Images et prestations numériques.
Le devis établi est valable trois (3)
mois. Au-delà de ce délai, une nouvelle demande doit
être effectuée. Toute annulation ou modification de la
demande ou du devis, y compris une modification du mode de
livraison des travaux, doit être formulée par
écrit, avant tout paiement.
Après réception du paiement, le
devis est transformé en commande ferme et la production
déclenchée.
3.4
Paiement
Le paiement du devis est
effectué par les moyens de paiement
suivants :
- carte bancaire (exclusivement Carte
Bleue nationale, Eurocard, Mastercard, Visa) ;
- chèque bancaire,
libellé à l’ordre de « Département
Images et prestations numériques BnF » ;
- transfert bancaire sur le compte
ouvert à :
Banque :
Trésor Public – 139, rue
de Bercy – 75572 Paris Cedex 12
Agence :
Direction Régionale des
Finances Publiques d’Ile de France et du Département
de Paris – 94, rue Réaumur – 75104 Paris Cedex
02
Domiciliation : TPPARIS
RGF
IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010
0047 610
BIC (SWIFT) :
TRPUFRP1
Nota important : le paiement en
espèces est accepté uniquement sur place, à
l’accueil du département Images et prestations numériques, site
François-Mitterrand.
Pour les paiements par chèque
ou par carte de crédit à distance des commandes
réalisées à partir d’un devis, le volant
détachable au bas du devis doit toujours être
envoyé par courrier à l’adresse qui
suit :
Bibliothèque nationale de
France
Département Images et prestations numériques
– Comptabilité
Quai François
Mauriac
75706 Paris Cedex 13
France
Dans le cas des cartes de
crédit, il est impératif d’indiquer les
numéros de carte, date de validité, cryptogramme
(numéro de sécurité), et de signer le volant
détachable
Pour les transferts bancaires
(virements), l’acheteur doit obligatoirement préciser
à sa banque ses :
- numéro de client.
- numéro(s) de devis ou de
commande ou de facture.
3.5 Délais et
modalités de livraison
Les produits sont réalisés selon
les délais indicatifs mentionnés pour chaque type de
produits lors de l’envoi du devis.
Sur demande un
service prioritaire, pour lequel un délai
d’exécution est négocié applicable
à tout type de document et tout type de produit, est
proposé par le département Images et prestations numériques. Ce
service donne lieu à une majoration indiquée dans la
grille tarifaire (cf 5.1).
L’acheteur est averti par courrier
électronique de la livraison de chacun des produits
qu’il a commandés et peut, quand il s’agit de
produits numériques, les télécharger
directement dans son compte personnel que l’acheteur aura
préalablement créé selon les modalités
fournies par courriel par le département Images et prestations numériques.
Les travaux sur support physique (papier, microfilm, CD etc.) sont
expédiés à l’adresse de livraison
mentionnée par l’acheteur lors de sa commande. Lorsque
l’acheteur commande plusieurs produits en même temps,
la BnF se réserve la possibilité de fractionner les
expéditions au fur et à mesure de la
réalisation des différents produits.
3.6 Cas d’annulation de la commande de
reproduction
La BnF se
réserve la possibilité d’annuler une ou des
lignes de commande. En effet, l’état du document ou
son indisponibilité peuvent interdire sa reproduction (comme
indiqué au 1.3.1). L’acheteur en est alors
informé par courrier électronique. Dans le cas
où le règlement n’a pas été
enregistré, les produits annulés ne sont pas
facturés. Dans le cas où le règlement a
été enregistré (carte bancaire, chèque,
virement), l’acheteur est remboursé selon les
modalités fixées à l’article
7.
Article 4 –
Réclamations
Les
travaux de reproduction, réalisés sur
spécifications de l’acheteur, relèvent des
dispositions du 3° de l’article L. 121-20-2 du Code
de la consommation et ne peuvent faire l’objet du droit de
rétractation prévu à l’article
L. 121-20-1 dudit Code. Ils peuvent, néanmoins, faire
l’objet d’une réclamation auprès du
département Images et prestations numériques.
4.1
Qualité des travaux
Les
réclamations sont à adresser par courriel ou par
lettre aux adresses suivantes : reproduction@bnf.fr
ou Bibliothèque nationale de France, Département Images et prestations numériques – Service Clients, Quai
François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13, en faisant figurer
impérativement, dans l’objet du courriel ou du
courrier, le nom du contact figurant sur le devis concerné.
Elles doivent comporter une copie du devis, du bon de livraison et
de la facture reçus, le cas échéant et faire
état de manière détaillée du
problème rencontré.
Au-delà d’un délai de trois
mois à compter de la date figurant sur le bon de livraison,
aucune réclamation ne sera admise.
Les
réclamations sont étudiées par les
intervenants techniques du département Images et prestations numériques.
La suite qui leur est donnée est à la
discrétion du directeur du département
Images et prestations numériques dans le cadre des limites de responsabilité
énoncées au 1.3.1.
Pour
les travaux sur support physique, si la réclamation porte
sur la qualité des travaux, la non-conformité des
travaux au devis, ou si l’acheteur demande un remboursement,
ceux-ci doivent être retournés au département
Images et prestations numériques. Les frais de retour sont à la charge
exclusive de l’acheteur. Les retours sont à effectuer
à l’adresse suivante : Bibliothèque
nationale de France, Département Images et prestations numériques –
Service Clients, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex
13.
En cas
d’acceptation de la réclamation, la BnF s’engage
à refaire et réexpédier à ses frais ou
à rembourser les produits apparemment défectueux ou
ne correspondant manifestement pas à la commande de
l’acheteur.
4.2 Réserves sur la
livraison
Les produits expédiés
sont protégés, lors de leur préparation
à l'expédition, avec le plus grand soin. Cependant la
BnF dégage toute responsabilité quand à
l'état des produits arrivés à destination. Il
appartient à l’acheteur de vérifier
l'état du colis et de son contenu avant acceptation
auprès du transporteur ou de La Poste. Toutes les
expéditions sont conditionnées sous forme de colis
cartonné ou pli matelassé, avec attribution par La
Poste ou le transporteur d'un numéro de suivi transmis
à l’acheteur lors de l'expédition. En cas de
non-livraison d'un colis, il appartiendra à l’acheteur
de faire les démarches et recherches nécessaires
auprès des transporteurs concernés après
obtention du numéro de suivi auprès du
département Images et prestations numériques.
Article 5 – Tarifs
5.1
Grille tarifaire
Les
tarifs applicables sont fixés par décision du
Président de la BnF. Ils ne sont pas négociables en
dehors des cas prévus par la décision tarifaire. La
BnF se réserve le droit de modifier ses prix à tout
moment mais les produits seront facturés sur la base des
tarifs en vigueur au moment de la validation de la commande ou de
l’établissement du devis et dans la limite de
validité de ce dernier.
Les tarifs en vigueur sont disponibles en
suivant le lien :
https://www.bnf.fr/fr/reproduction-des-documents
Les
tarifs sont fixés en euros hors taxes, non compris les frais
de livraison.
Le
montant minimal de facturation est de six (6) euros hors
taxes.
5.2
Taxe à la valeur ajoutée (TVA)
La
TVA est facturée au
taux normal en vigueur en fonction du lieu de livraison, selon les
dispositions prévues par le Code général des
impôts applicables aux biens et services vendus par le
département Images et prestations numériques. Elle est mentionnée
dans le devis ou la commande ainsi que dans la facture.
5.3
Frais de port
Au prix
des produits peuvent s’ajouter des frais de port à la
charge de l’acheteur. Ils sont calculés par
totalisation des poids unitaires des produits multipliés par
les quantités commandées en fonction du lieu de
livraison, et fondés sur les conditions et tarifs de
l’offre « colis » de La Poste
française. Deux offres sont disponibles : une offre de
base avec suivi simple, choisie à défaut de demande
particulière de l’acheteur, ou une offre à date
de livraison garantie et suivi complet, sur demande de
l’acheteur. Le montant des frais de port est mentionné
dans le devis ou la commande ainsi que dans la facture.
Les
frais de livraison sont calculés et facturés par
commande quelque soit le nombre de colis
expédiés.
A la
demande et à la charge de l’acheteur, les produits
peuvent être expédiés par une
société de transport privée autre que La Poste
française. L’acheteur fournira alors au
département Images et prestations numériques le numéro de son
compte auprès de la société de transport. Dans
ce cas, les frais de port ne sont pas dus.
5.4
Réductions
Des
réductions peuvent être accordées à
certaines catégories d’acheteurs ou en fonction des
quantités commandées. Leurs modalités
d’application sont fixées dans la grille
tarifaire.
Article 6 – Délais de
paiement
Dans le
cas où l’acheteur est admis au paiement après
facturation, en application des dispositions de la décision
tarifaire, la créance est exigible à réception
de la facture. La facture restant impayée au terme
d’un délai d’un mois fait l’objet
d’une relance écrite. A défaut de paiement dans
le mois de la première relance, une seconde relance est
envoyée et l’acheteur débiteur n’est plus
autorisé à passer commande de travaux ou demander une
licence d’utilisation. Au-delà l’agent comptable
de la BnF peut engager des poursuites et faire procéder au
recouvrement forcé du titre exécutoire de la
créance due par l’acheteur débiteur.
Article 7 – Modalités de
remboursement
En cas
d’excédent de versement à rembourser, pour
quelque motif que ce soit, le remboursement s'effectuera par
crédit sur le compte bancaire de l’acheteur, en cas de
paiement par carte bancaire, ou par chèque bancaire
adressé au nom de l’acheteur ayant passé la
commande et à l'adresse de facturation choisie par celui-ci,
dans les autres cas.
Article 8 –
Responsabilité
Les
produits proposés sont conformes à la
législation française en vigueur. La
responsabilité de la BnF ne saurait être
engagée en cas de non-respect de la législation du
pays où le produit est livré (par exemple en cas
d'interdiction d'un titre...). Il appartient à
l’acheteur de vérifier auprès des
autorités locales les possibilités d'importation ou
d'utilisation des produits ou services qu’il envisage de
commander.
Article 9 – Droit applicable,
règlement des différents ou litiges
La loi
et la langue applicables aux présentes conditions
générales de vente sont la loi française et le
français. Les différents ou litiges peuvent
être soumis aux organismes ou juridictions français
compétents.
Article 10 – Acceptation des conditions
générales de vente
L’acheteur est réputé avoir
pris connaissance et accepté les présentes conditions
générales de vente avant la passation de sa commande
(envoi du paiement ou d’un bon de commande, action du bouton
« confirmer la commande et régler »
pour les commandes en ligne).
Article 11 – Informations nominatives
CNIL
Les
informations et données personnelles fournies par
l’acheteur sont nécessaires à la gestion des
commandes et à aux relations commerciales entre la BnF et
l’acheteur. Elles peuvent être transmises aux
sociétés qui contribuent à ces relations
telles que celles chargées de l’exécution des
services et commandes pour leur gestion, exécution,
traitement et paiement. Ces informations et données sont
également conservées à des fins de
sécurité, afin de respecter les obligations
légales et réglementaires et ainsi que pour permettre
d’améliorer et personnaliser les services que la BnF
propose.
Conformément à la loi informatique
et libertés du 6 janvier 1978 modifiée,
l’acheteur dispose d'un droit d'accès, de
rectification et d’opposition aux données personnelles
le concernant. Il lui suffit d’écrire par courrier
papier, en indiquant ses nom, prénom, adresses postale et
électronique et si possible sa référence
client. Conformément à la réglementation en
vigueur, la demande doit être signée et
accompagnée de la photocopie d’un titre
d’identité portant la signature de l’acheteur et
précisant l’adresse à laquelle doit parvenir la
réponse. Une réponse sera adressée dans un
délai de deux mois suivant la réception de la
demande.
General terms and conditions of sale for products and services proposed by
the Department of Image and Digital Services
Article 1 –
General information about the conditions of reproduction and use of reproduced documents
1.1
Application, definition of terms and acronyms
Valid general conditions of sale,
accepted by customers on the date of orders, are applied to orders.
As these general conditions of sale can be subject to change, customers
are invited to consult them regularly on the BnF website
by following the link : www.bnf.fr
The acronym ‘BnF’ stands for the State and Public
Administrative Institution under the supervision of the Ministry of
Culture and Communication called ‘Bibliothèque nationale de France’.
The ‘BnF’ is the legal person responsible for the sale of products
and services proposed by its Department of Image and Digital Services.
The terms ‘purchaser’
or ‘customer’ stand for the natural or legal person on behalf
of whom/which and for whom/which the order has been made.
The term ‘document’
stands for the works housed in the BnF collections in
any form and for which reproduction and use has been ordered.
1.2
Missions of the Department of Image and Digital Services
The Department of Image and Digital Services achieves the reproduction
of any document, whether a BnF document or a document placed
on deposit by a third party except for audiovisual, sound and
multimedia documents held by the Audiovisual Department.
Copies of these documents must be ordered to the Audiovisual Department.
Information about the department,
its services, products and fees is available on the BnF website by following the link :
https://www.bnf.fr/fr/reproduction-des-documents
1.3 Conditions of reproduction and use of BnF documents
1.3.1 Conditions of reproduction
To preserve its documents, the BnF prefers to use digital or
silver copies of works housed in its collections and easily
available to achieve the reproductions. In case there is not
any copy of the original document or if the experts of the
Department of Image and Digital Services assess that the quality of the copy
is not good enough, a request asking for the shooting
of the original document is sent to the department concerned.
The customer shall be deemed
to be informed of this work organisation. The Department
of Image and Digital Services shall not be held liable for consequences
connected to this organisation and likely to concern:
-
- the quality of products: the reproduction is delivered to the
customer whether in colour or in black and white; this depends on the
archive used to reproduce the document. The resolution of digital
products cannot exceed the one indicated on the price list.
If all or part of the original document ordered exceeds
the A0 format, the Department of Image and Digital Services evaluates technical
constraints and determines the number of images necessary
to reproduce the original document in whole;
-
the reproducibility of documents:
the reproduction depends on the original document’s condition.
Handling necessary to reproduce the document (too tight binding, acid paper...)
might damage the document. In that case, the reproduction can be refused to customers;
-
the edition used to make the reproduction:
the Department reserves the right to deliver a reproduction
made from the edition of its choice if an archive has been formerly identified.
The Department of Image and Digital Services shall not
be held liable for reproduction defects inherent to
the condition of original documents and handling constraints.
Furthermore, the customer is informed that:
when the Department of Image and Digital Services, following a reproduction order,
safeguards a royalty-free and not formerly digitised document,
the digital document can be added to the BnF digital library,
Gallica.
1.3.2
Reproducibility of copyrighted documents
The customer wishing to reproduce
documents still protected by the copyright law must present,
prior to his/her request, an authorization signed by right holders.
The BnF does not propose to search for right holders but
invites customers to consult the guide to assist them
in their search on the BnF website by following the link
:
https://www.bnf.fr/fr/reproduction-des-documents
1.3.3
Use of reproduced documents
Customers can make private or public use of reproduced documents.
In case of public use, it might be either a commercial or
non-commercial use of documents. Commercial use of data is subject
to authorization; the authorization request must be sent by customers
or users to the Department of Image and Digital Services before any use of reproduced documents.
An authorization to publish is delivered which commits him/her to pay a fee for documents used.
Conditions of use for BnF documents are available on the BnF website by following the link :
https://www.bnf.fr/fr/commander-une-reproduction-avec-une-utilisation-commerciale ,
Upon request from the service managing use fees at
utilisation.commerciale@bnf.fr
By phone: 00 33 (1) 53 79 89 10
Article 2 – Online ordering procedures
2.1
Orders
Customers can place their orders directly
through the Catalogue général de la BnF and
Gallica digital library when the function ‘Buy a reproduction’ is available.
Customers ordering reproductions for the first time must
create a shopping cart and a personal account that allows
them to finalise their orders. The order form must be
filled out clearly and accurately. Then, a customer number
is assigned; the customer chooses a username and password
to have access to his/her personal space, make new orders,
follow them and consult his/her invoices. The customer is
informed and agrees that his/her customer number stands for identity proof.
Before paying their orders, customers can get, at any moment,
a receipt of products selected and modify their orders using the shopping cart.
The customer is responsible for checking that all the
products from the shopping cart are listed on the receipt.
Before confirming his/her order, he/she must also check
that his/her contact details are indicated in the personal space.
Once it has been validated, the order is firm and definitive.
In case a customer can benefit from discounts as indicated
in the price list (cf. 5.1), he/she is invited to provide
the required documents. As soon as information provided is
checked by the BnF, the customer can benefit from associated
discounts. The customer is informed by e-mail as soon as
possible that his/her supporting document has been validated.
The customer who wishes to order reproductions needs to have
an e-mail box allowing to send and receive e-mails efficiently.
Otherwise, he/she will not be able to order reproductions online.
Contractual information is listed in the order confirmation
sent by e-mail. These elements of information include
:
-
the name of the product
-
delivery terms
-
prices inclusive of all taxes and payment terms
-
contact information of the Department of Image and Digital Services.
Computerised registers are stored in the BnF computer system
following sufficient security conditions. They stand for a
proof of order and payment. The order confirmation and the
invoice are archived on a reliable and sustainable medium
in order to stand for a faithful and sustainable back-up
copy in accordance with article 1348 of the civil code.
2.2
Payment
The payment of the online order is made thanks to the following means of payment:
- credit card (exclusively French national Blue Card, Eurocard, MasterCard, Visa);
- bank check payable to ‘Département Images et prestations numériques. BnF’;
- funds transfer to the following bank account:
Bank:
Trésor Public – 139, rue de Bercy – 75572 Paris Cedex 12
Agency::
Direction Régionale des Finances Publiques d’Ile de France et du Département
de Paris – 94, rue Réaumur – 75104 Paris Cedex 02
Domiciliation : TPPARIS
RGF
IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010
0047 610
BIC (SWIFT) :
TRPUFRP1
For funds transfers, the customer must necessarily
notify to his/her bank his/her customer number and his/her order or invoice number.
2.3 Order tracking, delivery time and terms
At any moment, the customer can consult his/her personal
space and follow the processing of his/her order.
Each type of product is manufactured within the period of time indicated when the product is ordered.
The customer is informed by e-mail about the delivery of
each product he/she has ordered. In case of digital products,
he/she can download them directly in his/her personal space.
Reproductions on a physical medium (paper or microfilm) are
sent to the address indicated by the customer at the time
of the order. When several products are ordered at the same time,
they might be sent in several parcels as they are manufactured.
2.4 Cancellation of the order
The BnF reserves the right to cancel one or several orders.
If the document is in poor condition or unavailable, it is
impossible to proceed to the copy (as indicated in point 1.3.1).
The customer is informed by e-mail. If the payment has not been
registered, the products for which orders have been cancelled
are not charged. If the payment has been registered (credit card,
check, fund transfer), the customer is reimbursed according to
the conditions set out in article 7.
Article 3 – Other ordering procedures
For documents that cannot be ordered online, customers can submit
their requests to the Department of Image and Digital Services. In return,
they will receive an estimate corresponding to their request.
3.1 Admissibility requirements for reproduction requests
To guarantee the shortest possible processing of reproductions,
detailed requests should be made with great accuracy.
A search through the BnF online catalogues (www.bnf.fr). allows to find detailed
bibliographic references. Prior ordering a document, the customer
can use the Ask a Librarian system (SINDBAD), a free reference
service providing help to find documents’ references
(books, magazines, disks, films...) on any topic and factual
information (biographical elements, facts, figures, dates).
This service is available on: :
https://www.bnf.fr/fr/une-question-pensez-sindbad.
3.2 Reproduction order
Requests can be made:
-
using the form available on:
:
https://achatsreproduction.bnf.fr/views/vel/demande_devis.jsf?AppOrigine=Panier
-
e-mailing to : reproduction@bnf.fr
-
coming at the Department reception desk open on Mondays
(2 p.m. - 4 p.m.), from Tuesday to Friday (1 p.m. 4 p.m.)
at François-Mitterrand Library
(quai François Mauriac – 75013 Paris) and
from Monday to Friday (1 p.m 4 p.m.) at Richelieu Library (5, rue Vivienne, 75002 Paris)
-
sending a mail to Bibliothèque nationale de France, Département Images et prestations numériques, Quai
François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13.
In case a customer can benefit from discounts as indicated in
the price list (cf. 5.1), he/she is invited to provide the required
documents by means indicated on the website. As soon as information
provided is checked by the BnF, the customer can benefit from
associated discounts. The customer is informed by e-mail as
soon as possible that his/her supporting document has been validated.
3.3
Rules relating to estimates
Following the request made within the terms set out point 3.2,
an estimate is established by the librarians of the Department of Image and Digital Services.
The estimate is valid for three (3) months. Beyond this period,
the customer must make another request. Any cancellation or
modification of the order or estimate, including a modification
relating to delivery terms, must be made in writing before payment.
After receipt of payment, the order becomes firm and the manufacture of products is launched.
3.4 Payment
Orders are paid thanks to the following means of payment: :
- credit card (exclusively French national Blue Card, Eurocard, Mastercard, Visa) ;
- bank check payable to 'Département Images et prestations numériques BnF’ ;
- funds transfer to the following bank account:
Bank :
Trésor Public – 139, rue de Bercy – 75572 Paris Cedex 12
Agency :
Direction Régionale des Finances Publiques d’Ile de France et du Département
de Paris – 94, rue Réaumur – 75104 Paris Cedex 02
Domiciliation : TPPARIS RGF
IBAN : FR76 1007 1750 0000 0010 0047 610
BIC (SWIFT) : TRPUFRP1
To be noted: cash payment is only possible at the Department reception desk (François-Mitterrand Library).
The removable stub at the bottom of the estimate must be sent with the payment by check or credit card to:
Bibliothèque nationale de France
Département Images et prestations numériques – Comptabilité
Quai François Mauriac
75706 Paris Cedex 13
France
In case of payment by credit card, the customer must specify
his/her credit card number, the validity date, the cryptogram
(security code) and sign the removable stub.
For funds transfers, the customer must necessarily notify to
his/her bank his/her customer number and his/her order or invoice number.
3.5 Delivery time and terms
The period of time necessary to manufacture the products is indicated on the estimate for each type of product.
Urgent requests can be answered in priority and within a
negotiated period of time. This priority service is proposed
in return of an additional charge as mentioned in the list of prices (cf. 5.1).
The customer is informed by e-mail about the delivery of each
product he/she has ordered. In case of digital products, he/she
can download them directly from the personal space formerly set
up in accordance with procedures sent by e-mail by the
Department of Image and Digital Services. Reproductions on a physical medium
(paper, microfilm, CD...) are sent to the address indicated by
the customer at the time of the order. When several products
are ordered at the same time, they might be sent in several parcels as they are manufactured.
3.6 Cancellation of a reproduction order
The BnF reserves the right to cancel one or several orders. If the document
is in poor condition or unavailable, it is impossible to proceed to the copy
(as indicated in point 1.3.1). The customer is informed by e-mail.
If the payment has not been registered, the products for which orders
have been cancelled are not charged. If the payment has been registered
(credit card, check, fund transfer), the customer is reimbursed according
to the conditions set out in article 7.
Article 4 – Complaints
Reproduction of documents is carried out on the basis of customers’
requirements. This service falls within the terms of Article
L. 121-20-2 (point 3) of the Consumer Code and cannot be subject
to the right of withdrawal provided for in Article L. 121-20-1
of the same Code. However, complaints concerning reproduced
documents can be sent to the Department of Image and Digital Services.
4.1 Quality of reproduced documents
Complaints should be sent by e-mail or postal mail to : reproduction@bnf.fr
or Bibliothèque nationale de France, Département
Images et prestations numériques – Service Clients, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13.
The e-mail or postal mail should mention the name of the
contact person indicated on the estimate. Complaint letters
should include a copy of the estimate, delivery order and invoice,
they also should provide detailed explanations about the problem encountered.
Beyond a period of three months following the date indicated on the delivery order, no complaints will be received.
Complaints are examined by technical experts of the Department
of Image and Digital Services. The result is at the discretion of the Director
of the Department of Image and Digital Services, in the framework of limits of liability set out point 1.3.1.
For reproductions on a physical medium, if the complaint concerns the quality of reproductions,
if reproductions are not in conformity with the estimate or if the customer requires
to be reimbursed, the documents should be sent back to the Department of Image and Digital Services at
Bibliothèque nationale de France, Département Images et prestations numériques –
Service Clients, Quai François-Mauriac, 75706 Paris Cedex 13.
If the complaint is accepted, the BnF commits itself to redo,
return at its own expense or reimburse the products that could
be defective or would obviously not fit the customer’s order.
4.2 Reservations concerning the delivery
The products are carefully packed when they are sent to customers.
However, the BnF is not responsible for the condition of products
arrived at destination. The customer shall check the state of both
the parcel and its content before accepting it from the carrier or
La Poste. All products are sent in cardboard packings or padded envelopes.
A tracking number is assigned by the carrier or La Poste and passed
on to the customer on shipment. In case a parcel has not been delivered,
the customer shall require the tracking number from the Department
of Image and Digital Services and contact the carriers to launch the necessary research procedures.
Article 5 – Tariffs
5.1 Price list
Prices in force are set by the President of the BnF. They cannot
be negotiated besides the cases provided by the tariff classification.
The BnF reserves the right to modify its tariffs at any moment but the
products will be invoiced at the price in force at the moment of
either the order or the estimate (within the limit of the estimate’s validity).
Tariffs in force are available on the BnF website by following the link: :
https://www.bnf.fr/fr/reproduction-des-documents
Tariffs are laid down in euros exclusive of VAT. Delivery costs are not included.
The minimum charge for each order is 6.00 euros (VAT excl.).
5.2 Value-added tax (VAT)
The VAT is charged at the rate that applies according to the
place of delivery and the provisions established by the French
General Tax Code. These provisions are applicable to goods and
services sold by the Department of Image and Digital Services. The VAT is
mentioned on the estimate (or the order) and the invoice.
5.3 Shipping costs
Shipping costs that add to the price of products can be charged
to the customer. The weight of each product added to one another
allows to calculate the shipping costs according to the place
of delivery and following the Conditions and tariffs of
La Poste ‘parcels’ service. Two services are available: a basic
service including parcel tracking if no specific request from
the customer or a service with a guaranteed delivery date and
a complete order tracking on request of the customer.
The amount of shipping costs is mentioned on the estimate (or the order) and the invoice.
Whatever the number of parcels, shipping costs are calculated and invoiced only once.
On request of the customer and at his/her own expense,
products can be sent by a private carrier other than La Poste.
The customer shall specify to the Department of Image and Digital Services
the account number assigned by the company. In that case, the shipping costs are not charged.
5.4 Discounts
Discounts are granted to certain categories of customers,
depending on the quantity of reproductions ordered.
Terms and conditions are set out in the price list.
Article 6 – Payment deadlines
In case payment is accepted after invoicing in accordance with
conditions and terms of the price list, the customer must
proceed to the payment on receipt of the invoice. If the
invoice is still unpaid after one month, a written reminder
is sent to the customer. If the invoice remains unpaid during
the month following the first reminder, a second reminder is
sent and the debtor will not be allowed to make new orders or
ask for a use license. After this period of time, the BnF
accounting officer can prosecute the customer and enforce
the recovery of the writ of execution of the debt by the debtor.
Article 7 – Repayment terms
Whatever the reason, in case of surplus to reimburse, if the
payment has been made by credit card, the customer’s bank
account will be credited with the corresponding amount of money.
In other cases, a bank check will be sent to the billing
address of the customer who has made the order.
Article 8 – Responsibility
The products offered are in compliance with the French legislation
in force. The BnF cannot be held liable in case of disregard of the
legislation of the country where the product is delivered
(if a document title has been forbidden for example...)
The customer is responsible for checking with the local
authorities that the products or services he has planned to order,
can be imported or used in the country.
Article 9 – Applicable law, settlement of disagreements or disputes
The legislation and tongue applicable to these general terms
and conditions of sale are the French legislation and tongue.
Disagreements or disputes can be submitted to French appropriate bodies or courts.
Only the French version of these general terms and conditions of sale shall act as proof.
Article 10 – Acceptance of general terms and conditions of sale
The customer is deemed to have read and accepted these general
terms and sale conditions before confirming his/her order
(i.e. by sending his/her payment or the purchase order;
pressing the button ‘confirm your order and pay’ for online orders).
Article 11 – CNIL personal information
The “Commission nationale de l’informatique et des libertés”
(CNIL) is the French authority for protection of individuals
with regard to automatic processing of personal data.
Personal information and data provided by the customer
are necessary to manage orders and for the trade relationships
between the BnF and the customer. They can be transmitted to companies
that contribute to these relationships: for example, companies in
charge of services and orders (management, processing, treatment and payment).
These information and data are also kept for security purposes to meet legal
and regulatory requirements and contribute to improve services offered by the BnF.
According to the Data Protection Act of January the 6th, 1978,
all customers have the right to access, change, cancel and
remove his/her personal data. Sending the request by postal
mail is sufficient. The mail shall mention the customer’s name
and surname, both his/her postal and e-mail address and if
possible his/her customer number. In accordance with regulations in force,
the request shall be signed and accompanied by the copy of an
identity document bearing the customer’s signature. The mail
shall also mention the address where the answer shall be sent.
The answer will be sent during the two months following the receipt of the request.